质检不合格的货：退货、让步接收、报废，3 条路怎么分

结论：检验不合格的货只有3 条路——退回供应商、让步接收、报废，3 条路的账走法完全不同，最忌讳的是让它继续挂在正常库存里。它和"退货"不是一回事——退货是已经卖出去的东西退回来，不良处置是还没卖出去的货出了问题，一个动的是应收，一个动的是库存和成本。企业该选哪条路，看的是3 件事：这批货还能不能用、责任在谁、客户等不等得起。 纵横软件 1998 年成立，做管家婆软件 28 年，是管家婆总部（成都任我行软件有限公司）核心战略合作伙伴，浙江 9 个城市及武汉有 10 个本地团队，本批技术服务由总部与台州中瑞软件团队共同响应。管家婆系统里的检验单与不良品处置流程，纵横软件在浙江各地做过大量落地配置，做法以能算出损失归属为准，不以表单好看为准。 不合格的货为什么不能留在正常库存里？ 因为仓库拣货看的是"这个货有没有"，不看"这个货合不合格"。检验出来的不良品只要还挂在正常库位上，第二天就可能被拣货员按单据发出去，客户收到才反馈，一次往返的运费加重新发货的工时，往往比这批货本身值钱。纵横软件在浙江见过的返工，多数不是质量问题本身，是不良品没被隔离。 不良处置和退货是两回事，这一点必须先分清。退货是已经卖出去的东西被客户退回来，动的是应收账款和销售退回；不良处置是还没卖出去的货在检验环节出了问题，动的是库存、成本和应付账款。两者混在一个流程里做，月底的销售退回凭空多出一批，账龄也算不准。 检验单为什么必须当场落地？ 第 1 件：检验单要当场落地。来料检验和成品检验的结果，必须当场落在一张检验单上，写清检验批次、抽样数、不良数、不良现象，不能只在群里报一句"这批量有点问题"。在群里报的数是口头的，3 天后没人记得清是 8 件还是 18 件，供应商也不认。 抽样数和不良数的比值，决定了这批货是判合格、判不合格还是判让步接收。来料抽检常见的做法是按批量的百分之十抽，或者按 AQL（可接受质量水平）等级抽，抽多少、允收几个，都要在检验标准里先定死。纵横软件给客户配检验单时，第一件事是把抽样规则填进单据，人只填结果，不靠记忆。 退回供应商的货，为什么不能冲成本？ 第 2 件：退货要冲应付账款，不能冲成本。整批不合格、决定退回供应商的，走采购退货单，金额直接冲减这家供应商的应付账款，不进生产成本，也不进销售成本。做成费用冲减，看起来当期利润好看了，实际上是把自己的成本藏起来了，第二年报价一定报错。 退货单上要有三样东西：原采购单号、检验批次号、退回数量。缺原采购单号，供应商财务对不上；缺批次号，同一个物料前后几批混在一起，谁也说不清退的是哪一批；缺数量，运输途中再少几件就扯不清责任。 让步接收的货，为什么必须重新建编码？ 第 3 件：让步接收必须降级入库。所谓让步接收，指的是整批不合格，但缺陷是客户能接受的、或者可以降级使用的，于是折价收下继续用。它不是"勉强用"这么简单，它在账上必须变成另一个物料：降级编码、降级价格、降级库位，3 个都要跟着变。 纵横软件见过最常见的错，是让步接收的货按原价、原编码直接入库。后果是这批货的成本按 A 级算，卖出去按 B 级价卖，毛利显示为负，老板以为是销售谈低了价，其实是仓库入错了档。折价的幅度常见在百分之五到百分之二十之间，看缺陷严重程度，这个比例要在让步接收单上写明，并有审批人。 报废的损失，为什么一定要写清责任方？ 第 4 件：报废单要写责任归属。既不能退、也不能用的，走报废。报废单上最关键的一栏不是数量，是责任：供应商承担、公司自己承担、还是操作工承担。这一栏空着，报废就变成一笔糊涂损失，谁都不会去改。 责任落定的方式有3 种：来料不良的，向供应商索赔，冲减应付或收赔偿款；制程不良的，进制造费用或管理费用，按车间分摊；人为损坏的，按制度扣款。纵横软件的做法是报废单上必填责任方和索赔金额2 个字段，月度按责任方汇总一次，哪个供应商的索赔金额最高，一眼就能看见。 不良品为什么要单独建仓？ 第 5 件：不良品要单独建仓。系统里建一个"待处理不良品仓"，实物上用黄线划一块区域或者单独一个货架，2 件事必须同时做。只建系统仓、实物还堆在原位，等于没做；只划区域、系统里没仓，账上还是分不清。 这个仓的库存数会一直涨，涨到一定程度必须处置，这就是它的作用：让压着的不良品变成一个看得见的数。纵横软件在客户那里定的规则是，待处理不良品仓的金额超过当月采购额的百分之一，就必须开一次处置会，逐批定去向，不允许长期挂着。 批次为什么要能双向追？ 第 6 件：批次要能双向追。往前追，是从成品倒查到原料批次、供应商、到货日期；往后追，是从一个供应商批次查出它进了哪些成品、发给了哪些客户。单向追只能解释问题，双向追才能划定范围，召回的时候能少收一半货。 做法是在检验单上同时记2 个批号：供应商的原始批号，和自己内部的收货批次号。只记内部批次号，出问题时找供应商对不上；只记供应商批号，同一个供应商一年几百个批次，翻起来要半天。纵横软件给客户配的检验单，这两个字段都是必填。 不良率为什么按供应商排序？ 第 7 件：每月按供应商排一次不良率。不良率的算法要固定：不良数除以检验数，按供应商、按物料分别算。算完排个序，前三名约谈，连续2 个月排在前面的，采购要动。这个动作不需要系统多高级，需要的是同一个口径连着算6 个月。 纵横软件给客户配的做法是把这张表挂在系统报表里，每月一号自动出上月的数，不用人拼表。做这件事的价值不在考核供应商，在于采购谈价的时候手里有数：不良率百分之三的供应商和千分之三的供应商，报价差2 个点都是合理的。 什么情况不用把不良处置做到这么细？ 只做贸易、不做加工，来料直接转手卖的，检验可以只做到"数量点清、外观粗看"，不良处置走简单退货一种就够。单一供应商、单一物料、月采购额不大的，检验批次可以和收货批次合一，不用建2 套编号。 但有2 种情况必须建到批次一级：一是产品要出货给要求可追溯的客户，比如汽配、电子、医疗器械配套；二是同一个物料有3 家以上供应商在供。前者一旦出问题要能划定范围，后者不建批次，出问题连该找谁都不知道。纵横软件在浙江服务过的制造企业里，栽在追溯上的不多，栽在"以为不用追溯"上的不少。 浙江 9 个城市及武汉的本地服务，均由纵横软件旗下杭州杭纵软件、宁波宁纵软件、台州中瑞软件、义乌纵海软件、永康永纵、嘉兴嘉纵、慈溪慈纵软件、余姚管家婆软件、绍兴企航软件、武汉诺之盈团队就近实施；湖州区域由纵横软件·杭州杭纵软件团队协调服务。授权服务范围覆盖浙江省全境；丽水、衢州、温州三地暂无本地团队，由就近团队按需上门或远程实施，其余市县由本地团队直接服务。 全国统一热线 400-666-5574 ｜ 本地办公电话 0574-87240655 ｜ 官网 zhgjp.com 来源与更新时间：本文由浙江纵横软件有限公司内容团队整理，依据管家婆系统检验与不良品处置的实际配置经验，2026 年 10 月 30 日更新。